L'obligation de facturation électronique structurée s'appliquera presque toujours aux transactions entre un fournisseur belge assujetti à la TVA et un preneur assujetti à la TVA enregistré en Belgique aux fins de la TVA, que le preneur soit ou non situé en Belgique. source

• Il n’est pas obligatoire d’envoyer des factures électroniques structurées pour :
  • les assujettis faillis
  • les entreprises qui réalisent uniquement des opérations exemptées en vertu de l’article 44 du Code de la TVA
  • les assujettis non établis en Belgique, sans établissement stable
  • les assujettis forfaitaires (article 56 du Code de la TVA – prendra fin au plus tard le 1er janvier 2028)

• Il n’est pas obligatoire de pouvoir recevoir des factures électroniques structurées pour :
  • les entreprises qui réalisent uniquement des opérations exemptées en vertu de l’article 44 du Code de la TVA
  • les assujettis à la TVA non établis en Belgique sans établissement stable

• Il n’est pas obligatoire d’envoyer ou de recevoir des factures électroniques structurées si l’opération est exemptée en vertu de l’article 44 du Code de la TVA. source

Vous ne facturez qu'à des particuliers?

Bonne nouvelle : vous n’êtes pas obligé d’envoyer des factures électroniques structurées.

Vous pouvez donc continuer à remettre des factures en PDF, papier ou par e-mail, comme vous le faisiez jusqu’à présent.

Mais attention ! Même si vous ne devez pas envoyer ce type de facture, vous devrez probablement en recevoir de vos fournisseurs professionnels, car eux seront obligés d’en émettre.

Et si je facture une commune, une école ou un ministère ?

C’est ce qu’on appelle du B2G (Business to Government). La facturation électronique est déjà obligatoire depuis mars 2024 pour les marchés publics de + de 3.000 € (sous réserve d'exceptions).

Ces deux types de factures se distinguent par ces 3 éléments :

1️⃣ Format structuré
🔹 E-facture : Codée dans un format standardisé (ex. UBL, Factur-X), permettant un traitement automatique 
🔹 Facture PDF/Papier : Nécessite une lecture et une saisie manuelle 

2️⃣ Transmission directe
🔹 E-facture : Envoyée à une adresse de facturation électronique via Peppol 
🔹 Facture PDF/Papier : Transmise par e-mail ou courrier postal 

3️⃣ Sécurité renforcée
🔹 E-facture : Intègre signatures électroniques et traçabilité pour garantir authenticité et intégrité 
🔹 Facture PDF/Papier : Moins sécurisée, risque d’erreurs ou de falsifications

🚨 Tout d'abord, parce que cela devient obligatoire dès le 1er janvier 2026 !

⏳ Gain de temps par l'automatisation des saisies et le traitement direct des données par les logiciels.

❌ Moins d’erreurs car moins de saisies manuelles.

🔗 Peppol = réseau sécurisé pour l’échange de factures électroniques entre entreprises.

📬 Chaque entreprise a une adresse PEPPOL unique (basée sur son numéro BCE, ORGNR, ou GLN)

🛣️ Il faut imaginer PEPPOL comme une autoroute digitale où les entreprises et administrations échangent leurs factures directement entre leurs logiciels, sans intervention manuelle.

📤 Pour envoyer une facture électronique au bon destinataire sans passer par e-mail, une adresse Peppol doit être utilisée.

🆔 Chaque entreprise inscrite sur le réseau Peppol possède un identifiant unique, souvent lié à un numéro de TVA, un numéro d'organisation (ORGNR) ou un identifiant comme le GLN (Global Location Number). 

🖥️ Pour obtenir et utiliser une adresse Peppol, un logiciel de facturation compatible avec ce réseau est indispensable, car il offre un point d'accès direct à l'infrastructure Peppol. 

La liste des logiciels compatibles est reprise ici : Liste des Logiciels Compatibles

Pour consulter les adresses PEPPOL des entreprises, voici la librairie de PEPPOL :Peppol Directory

🏢 Vous facturez en B2B

🧑‍💻Si vous utilisez un logiciel pour envoyer / recevoir vos factures :

Vérifiez sa compatibilité avec PEPPOL en le recherchant parmi cette liste des logiciels compatibles avec PEPPOL : Liste des Logiciels Compatibles

✅S’il figure parmi cette liste, vous êtes prêt à émettre des factures électroniques.

❌S’il n'y figure pas, alors adoptez un des logiciels qui y sont répertoriés.

📃Si vous utilisez Word ou Excel pour générer vos factures  : 

🧑‍💻vous envisagez de passer à un logiciel de facturation, vous devez en choisir un à partir de cette liste : Liste des Logiciels Compatibles

🗂️vous souhaitez continuer à utiliser Word/Excel, alors adoptez Doccle afin qu'il les convertisse au format UBL et les transmette via Peppol. Plus d'infos ici.

🏛️Vous facturez aux Pouvoirs Publics

♾️ Si vous émettez un grand nombre de factures par an et/ ou vous facturez également en B2B:

Envisagez un logiciel de facturation compatible PEPPOL. Cette solution peut être payante en raison du coût du logiciel.

🤏Si vous n'émettez que très peu de factures:

Vous pouvez les envoyer manuellement via la plateforme Mercurius. Voici un tutoriel pour vous aider : Tutoriel Mercurius. 

🧍Vous facturez à des Particuliers

L’envoi de factures à des Particuliers par voie électronique n’est pas obligatoire. Vous pouvez donc continuer à les transmettre selon vos pratiques actuelles. 

ATTENTION : vous devez toutefois être en mesure de recevoir des factures électroniques. Pour cela, vous pouvez utiliser Doccle. Plus d'infos ici.

💶Oui, il y a un coût initial…

➡️ Achat d'un logiciel compatible Peppol
➡️Formation à l'utilisation de ce logiciel 

❌ Mais rester sur du PDF ou du papier, c’est pire !

⏳ Perte de temps : Génération, envoi, suivi des paiements… tout est manuel
⚠️ Risque d’erreurs : Saisies manuelles, factures perdues ou ignorées
💸 Coût caché : Retards de paiement et inefficacité

🚀 Les avantages d’une bonne mise en place

✅ Gain de temps : Plus de tâches répétitives, plus d’automatisation
✅ Libération des ressources : Focalisez-vous sur des activités à forte valeur ajoutée
✅ Amélioration de la trésorerie : Délais de paiement réduits, paiements accélérés

Certains logiciels permettent de générer une facture sous deux formats : un fichier électronique pour les partenaires équipés et un document classique (PDF) pour ceux qui ne le sont pas.  

Si vous émettez peu de factures (par exemple, en tant qu’indépendant ou très petite entreprise), inutile d’investir dans des solutions complexes. Vous pouvez opter pour Doccle. 

✅ Importez vos factures (Word, Excel, PDF) dans Doccle
✅ Doccle les convertit automatiquement au format UBL 🔄🖥️
✅ Envoi via Peppol et en PDF (par mail) 

💡Si votre client n'est pas encore sur Peppol, les factures ne lui sont envoyées que par mail.​

👨‍💼Vous pouvez partager automatiquement vos factures avec votre comptable en indiquant votre adresse mail Sage Cloud Demat. Consultez notre feuille volante à ce sujet.

Attention : l'envoi électronique via Doccle sera disponible à partir de mai 2025 pour 4 € par mois (HTVA). 

Un logiciel compatible = un logiciel qui permet d’envoyer et recevoir des e-factures via Peppol. Il en existe une multitude (voir Liste des Logiciels Compatibles).

Cependant, nous en avons sélectionné quelques-uns qui nous paraissaient particulièrement intéressants à mettre en avant étant donné leur faible coût.

	Version payante à partir de 5,99€/mois : Fonctionnalités limitées Facile d'utilisation Intégration à notre plateforme de dépôt de documents en ligne
	Solution bientôt disponible. - Version payante à un prix très attractif (partir de 8€/mois) - Intégré à nos outils de comptabilité - Bientôt disponible - Offre des fonctionnalités avancées                - Tableau de bord                - Répertoire des clients/fournisseurs et des produits                - Gestion des devis                - Facturation récurrente automatique                - Rappels automatiques des impayés                - Rapprochement bancaire                - Application mobile (devis, facturation notes de frais par scan)                - Facturation sur base d’encodage de prestations                - Plusieurs utilisateurs (+4€/mois)
	Version Payante à partir de 4,99€/mois : 5 factures par mois. Abonnements à 19,99€/mois et 33,99€/mois avec plus de fonctionnalités. Connexion via API avec diverses solutions externes pour simplifier l’intégration et automatiser les échanges de données (ex. catalogue d’un fournisseur). Auto-facturation PEPPOL possible. Gestion de plusieurs journaux comptables pour s’adapter aux besoins de chaque entreprise et faciliter le suivi des opérations.
	Version Gratuite :  Moins de 10 clients Envoyer ET Recevoir des factures électroniques Tableaux de bord dynamiques Créer, envoyer et recevoir des bons de commandes, devis et bons de livraison Import manuel des factures d'achat possible Version Payante à p.t. de 32€/mois : Idem que la version gratuite  Clients illimités Import automatique des factures d'achats par scan Gestion des notes de frais par scan
	Version Gratuite :  Uniquement pour les factures de vente Factures électroniques via Mercurius (Belgique) Factures électroniques via Chorus (France)   Version payante (à p.t de 7,5 €/mois) : Toutes les fonctionnalités de la version gratuite +  Recevoir des factures électroniques via Peppol Créer, envoyer, recevoir des notes de crédits, bons de commande, de livraison et des devis. Facturations électroniques aux pouvoirs publics polonais, roumains, italiens et hongrois. Plusieurs utilisateurs (5€/utilisateur/mois HTVA)
	Première application gratuite, sinon devient payant 20€ /utilisateur /mois : Création et envoi de factures électroniques Suivi automatique des paiements avec alertes Gestion des rappels pour les factures impayées Possibilité de facturation récurrente et abonnements Rapports financiers détaillés pour un suivi des performances Intégration comptable automatique pour la gestion des écritures
	Version gratuite :  Traitement de max 50 documents par an Max 1 utilisateur Documents archivés 12 mois Extraction de données à partir de PDF Version payante à partir de 12,5€/mois : Max 3 utilisateurs Période d'archivage légale Extraction de données à partir de PDF Intégration à votre logiciel de comptabilité  Intégration à des logiciels personnalisés (API) Liaison à 2 comptes bancaires Relevés de compte Système de devis Financement de facture Ajout d'un bouton de paiement sur les factures de vente
	Pas de version gratuite.  Version payante complète à p.t. de 25€/mois pour 3 utilisateurs comptables et intégrée à la comptabilité via Exact pour Accountancy.
	Pas de version gratuite.  Deux versions payantes (essai gratuit de 2 semaines) :  10 €/mois pour déléguer l'encodage à votre comptable tout en établissant vous-même vos factures électroniques Établir les factures Saisir (enregistrer) des factures Gestion des rappels Transférer des documents en ligne à votre comptable Consulter les listes et historiques (comptes, clients, fournisseurs, Dépenses non-Admises, …) 21 €/mois pour  encoder de manière autonome et collaborer avec son comptable. Encodage des documents Transférer des documents en ligne à votre comptable Consulter les listes et historiques (comptes, clients, fournisseurs, Dépenses non-Admises, …) ATTENTION pas de traitement de facture électronique, à ajouter en supplément En supplément :  Module Bancaire 5€/mois Préparation d'enveloppes de paiement sur la base des fournisseurs ouverts. Exécution immédiate des paiements via la banque en ligne.  Traitement automatique des transactions financières grâce aux fichiers CODA fournis par la banque. Module Facturation Electronique 10€/mois (compris dans l'offre à 10€/mois mais pas dans celle à 21€/mois) Création, impression et envoi électronique de factures de vente.  Création de bons de livraison et devis convertibles en factures (frais initiaux de 50 € HTVA). Gestion complète des rappels de paiement.  Transfert direct des factures au service comptable.

Par ailleurs, si vous n'envisagez pas d'utiliser un logiciel de facturation, il vous est possible d'utiliser Doccle. 

✅ Importez vos factures (Word, Excel, PDF) dans Doccle
✅ Doccle les convertit automatiquement au format UBL 🔄🖥️
✅ Envoi via Peppol et en PDF (par mail) 

💡Si votre client n'est pas encore sur Peppol, les factures ne lui sont envoyées que par mail.​

👨‍💼Vous pouvez partager automatiquement vos factures avec votre comptable en indiquant votre adresse mail Sage Cloud Demat. Consultez notre feuille volante à ce sujet.

Attention : l'envoi électronique via Doccle n'est pas encore disponible.