Dimanche 24 mars 2024
Saviez-vous que le mot FACTURE trouve son origine au XIIe siècle ? En latin factura, càd « façon, fabrication, œuvre », dérivé de facere, càd « faire ».
Cette information n'a aucun intérêt sauf pour briller en société 😎😉.
Ne pas pouvoir prouver la réalité ou le montant d'une dépense réalisée est un des arguments préférés du fisc pour vous refuser la déduction.
Alors comment faire pour éviter cela ?
📋 La base
Pour pouvoir déduire une dépense, vous devez en apporter la preuve.
Vous devez donc produire un justificatif (pour absolument toutes les dépenses !).
L'idéal est de systématiquement disposer d'une facture en bonne et due forme (c’est-à-dire qu'elle comporte la date, le montant, une description de la dépense, l'identification du vendeur et de l'acheteur).
Néanmoins, tout moyen de preuve est admis (ticket, reçu, souche, e-mail, attestation, etc.) mais il est certain qu'un contrôleur pourrait tenter de rejeter un ticket froissé, difficilement lisible, payé en cash.
Attention pour la récupération de la TVA, les règles sont plus strictes (voir plus bas).
☝ Pour les marchandises et les fournitures
Assurez-vous que le lien entre la dépense et votre activité soit bien établi. Si le descriptif ne permet pas de comprendre pourquoi cette dépense vous a permis d'acquérir ou de conserver des revenus, documentez ce lien.
Exemple : lors d'une visite chez un client, vous cassez, maladroitement, un vase. Vous en rachetez un similaire, que vous offrez à votre client. Faites une photo du vase cassé ou annexez à la facture un e-mail d'excuse envoyé à votre client.
✌ Pour les prestations de services
Vous avez fait appel à un consultant ou à un avocat ? Leur facture devrait en principe être suffisante. Conservez les contrats, rapports et échanges pour pouvoir expliquer sur quoi l'intervention du prestataire portait.
🤟 Pour les loyers
Vous payez un loyer pour louer les locaux dans lesquels vous êtes installé ? Le contrat de bail est suffisant (il doit être enregistré 😉).
🖖 Pour les frais de déplacement
Une note de frais suffit mais l'administration peut demander que vous prouviez le déplacement en lui-même. Vous devez donc conserver votre agenda ou les échanges d'e-mails pour pouvoir démontrer que vous êtes bien allé "chez ce client" "ce jour-là". Il peut arriver qu'un contrôleur souhaite prendre contact avec des tiers pour vérifier l'information.
🖐 Mais encore…
🍴 Restaurants : Ticket TVA obligatoire, en justifiant le lien professionnel en mentionnant les initiales des personnes présentes par exemple.
⛽ Carburant : Idéalement une facture liée à une carte carburant, sinon un ticket.
✈ Avion : Confirmation e-mail avec le prix payé et le détail du voyage.
🌐Amazon : Le relevé Visa est insuffisant. Il faut un détail de la commande.
Au-delà de la preuve de la dépense et de son montant, n'oubliez pas que pour être déductible fiscalement, la dépense doit avant tout être une dépense professionnelle, qui peut être justifiée économiquement.
L'achat d'un jetski, même avec une facture, restera compliqué à justifier 🙄.
🤓 Et la TVA ?
Pour récupérer la TVA, il faut disposer d'une facture valide et conforme aux exigences légales. Sans cela, récupérer la TVA ne sera pas possible.
👌 Notre conseil
Vérifiez toujours si vous disposez d'un document permettant de justifier de manière probante la réalité de vos dépenses.
Cela nécessite un suivi méticuleux des frais engagés par votre société pour éviter tout problème lors d'un contrôle fiscal.
Conservez soigneusement tous ces documents (👉relisez notre newsletter sur les délais de conservation des documents ici) et organisez-les de manière systématique. Cela vous permettra d'aborder l'arrivée d'un contrôleur avec un peu plus de sérénité.
Votre solution tout-en-un
pour tous vos défis comptables, fiscaux, légaux et financiers.
Le premier rendez-vous est toujours gratuit. Toujours utile.