Dimanche 4 février 2024
Vous passez beaucoup de temps sur la route que cela soit en Belgique ou à l'étranger ?
Ceci devrait vous intéresser !
🤲 La base
Salarié ou dirigeant d'entreprise (il faut exercer en société), vous pouvez être amené à réaliser de longs déplacements en Belgique ou à l'étranger. Vous vous retrouvez naturellement confronté à des dépenses qui, en principe, devraient être à charge de votre employeur ou de votre société.
🤘 Ces frais peuvent être remboursés via une indemnité forfaitaire (= per diem).
Rappelez-vous !
Indemnité forfaitaire = aucun justificatif nécessaire et déductible pour votre société.
❗En cas de contrôle, vous devez pouvoir justifier le pourquoi du comment.
🍟 Les déplacements professionnels en Belgique
Vos frais de repas peuvent être couverts par une indemnité de 20,39 € par jour.
Attention, respectez ces conditions :
- Être en déplacement pendant au moins 6 heures ;
- Ne pas bénéficier d'un repas dit "gratuit".
Si vous êtes régulièrement sur la route, vous pouvez percevoir un montant de 326,24 €/mois maximum (soit 16 fois le montant journalier).
❗À la règle des 40 jours : Si vous vous rendez plus de 40 fois par an chez un même client, ce lieu est considéré comme un lieu de travail fixe ❌indemnité❌.
Vos frais de logement peuvent également être couverts : 152,99 €/nuit.
🌍 Les déplacements professionnels à l'étranger
Vos frais de repas, de boissons, de transports sur place, etc. Toutes ces petites dépenses peuvent être couvertes par une indemnité forfaitaire journalière.
L'indemnité correspond à celle qu'octroie le SPF Affaires étrangères à ses propres fonctionnaires et varie selon la durée de votre séjour (plus ou moins de 30 jours).
Voici quelques exemples pour nos pays voisins :
- Allemagne : 87 €
- France : 100 €
- Pays-Bas : 98 €
- Luxembourg : 105 €
❗Cette indemnité forfaitaire ne couvre pas les frais de logement ainsi que les frais de voyage aller-retour. Ces frais sont à rembourser sur base de pièces justificatives.
✍ Attention aux doublons
Si vous optez pour l'indemnité, vous ne pouvez pas, pour les jours concernés :
- Octroyer des chèques repas
- Cumuler avec des frais réels (une souche restaurant par exemple)
Pensez à tout documenter, le contrôleur pourra facilement rejeter tout en bloc s'il se rend compte que vous avez, sur une même année 220 chèques repas, 50 souches restaurant, et 120 jours sous indemnités forfaitaires.
👂 Notre conseil
Les jours où vous êtes sur la route, optez pour l'indemnité forfaitaire si elle est plus élevée que vos frais réels = les jours où vous avez mangé un sandwich 😉.
Évitez le cumul et ne le faites que si cela tient la route !
Ces indemnités sont intéressantes mais cela se manie avec prudence. Il faut que votre agenda concorde et que vous apportiez la preuve de vos déplacements.
Lorsque vous avez plusieurs sociétés, il est tentant d'essayer de mettre les frais réels dans une société et les indemnités dans l'autre. Nous vous déconseillons cela, les contrôleurs "rebondissent" de plus en plus d'une société à l'autre.
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