Dimanche 25 juin 2023
La Car Policy est le document, qui contient les règles à respecter par les collaborateurs concernant l'utilisation des véhicules de société.
Il s'agissait déjà d'un exercice délicat par le passé, l'électrification des voitures n'a pas arrangé les choses : comment gérer l'installation et l'utilisation des bornes à domicile ? Comment déterminer les coûts de l'électricité chargée à domicile et quel plafond fixer pour les cartes carburant ?
Tant de questions à régler et de nouvelles situations à prévoir…
✍️ Pourquoi une Car Policy ?
Elle est d'une importance capitale tant pour le travailleur que pour l'employeur puisqu'elle fixe les droits et devoirs de chacun.
Quelques exemples de situations que votre car policy pourrait prévoir :
Qui peut conduire le véhicule ?
- Le collaborateur peut-il partir à l'étranger avec sa voiture ?
- Que se passe-t-il si le collaborateur est malade pour une très longue durée ?
Vu l'évolution des véhicules et de la législation, c'est un document qu'il faut actualiser régulièrement.
Mais quelles sont les dernières évolutions à prévoir ?
⚡ Électrification et bornes de recharge
Si vous souhaitez intervenir dans le chargement électrique des véhicules mis à disposition des travailleurs, deux solutions s'offrent à vous :
- Soit vous leur octroyez une carte de recharge qui leur permet d'utiliser les bornes publiques et dans ce cas, aucun ATN supplémentaire n'est reconnu ;
- Soit vous faites installer à leur domicile une borne de recharge.
Aucun ATN supplémentaire ne sera reconnu si cumulativement :
- en plus de la borne, l'employeur met à disposition une voiture électrique ;
- un système de communication spécifique transmet la quantité d'électricité consommée ;
- la Car Policy prévoit un remboursement de l'électricité chargée à des prix conformes au marché.
Au bout de 48 mois, en fonction de ce que la Car Policy prévoit, le travailleur peut devenir propriétaire de la borne.
Idéalement il faut prévoir des indemnités dues par le travailleur dans les cas où il quitte son poste ou déménage avant le terme.
🔌 Et si le travailleur dispose déjà de sa propre borne ?
Si le travailleur dispose déjà de sa propre borne personnelle à son domicile et n'utilise pas la carte de recharge, l'employeur pourra lui rembourser ses frais d'électricité :
- en exonération d'impôt pour les déplacements professionnels ;
- avec imposition et cotisations sociales pour les déplacements privés
(Exonération de 430,00 € pour les déplacements domicile/lieu de travail).
⛽ Et la carte carburant pour les véhicules hybrides ?
Si des travailleurs disposent de véhicules hybrides rechargeables, l'employeur peut leur fournir des cartes carburant. La Car Policy devra idéalement en fixer les modalités d'utilisation d.
💡 Notre conseil
Rédiger ou modifier sa Car Policy demande du temps, de l'énergie et de la réflexion.
Pour être réussie, une Car Policy doit être personnalisée à chaque entreprise, en prenant notamment en compte les choix posés en matière de flotte automobile et les caractéristiques de son personnel.
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