Le 10 Décembre 2025,
Emma et Léo se déplacent régulièrement pour leurs business respectifs. 
Emma conserve tous les tickets et justificatifs. Elle sait justifier chaque euro dépensé durant ses déplacements.
Léo est désorganisé : Il est incapable de justifier ses frais. Son comptable lui a dit qu'il "appliquerait le forfait".Une réalité professionnelle identique, deux profils différents et plusieurs possibilités.
Le point de départ
Que ce soit en Belgique ou à l'étranger, certains dirigeants d'entreprise sont confrontés à des dépenses qu'ils souhaitent faire prendre en charge par leur société.
Léo se demande s'il n'y a pas une solution lui permettant de ne pas devoir se soucier de la collecte des tickets (métro, sandwich, etc.).Et bien si ... il y en a une → 
les indemnités forfaitaires :
les indemnités forfaitaires :
Aucun justificatif à produire. Non imposables pour Léo car remboursement de frais propres. Déductibles pour la société. Pas de cotisations sociales
Les déplacements en Belgique
À partir du 1er mars 2025
Pour ses frais de repas, Léo peut se voir allouer une indemnité forfaitaire de 21,22 EUR par jour.
Il est gagnant si son repas lui a coûté + que cette somme (ex. : sandwich).
Mais perdant si le coût de son repas est supérieur (ex. resto).
Ces conditions doivent être respectées :
Être en déplacement pendant au moins 6 heures ;
L'addition n'a pas été payée par quelqu'un d'autre ; Il n'a pas touché de chèques-repas ou autre équivalent ce jour-là.Si Léo est souvent sur les routes belges, il pourra percevoir un montant forfaitaire de maximum 339,52 EUR par mois (16 fois le montant journalier).
Ses éventuels frais de logement pourront également être couverts pour 159,17 EUR par nuit.
Et Emma dans tout cela ?
Deux solutions s'offrent à elle :
Justifier ses frais réels via ses tickets. Soit elle paie directement via la société, soit elle se fait rembourser par sa société ;
Opter pour les indemnités forfaitaires si elle constate que celles-ci sont supérieures au montant de ses frais réels.
Exemple : Si lors de son déplacement à Arlon, elle a acheté un sandwich, un soda et un biscuit pour 12 EUR, elle a intérêt à demander à sa société l'indemnité de 21,22 EUR.
Les déplacements à l'étranger
À partir du 1er août 2025
Léo pourra également se voir octroyer une indemnité forfaitaire couvrant :- les frais de repas (midi et soir) ;
- les frais de boissons et de collations ;
- les frais de transport sur place ;
- les frais de communications téléphoniques.
Pour les frais de logement et les frais de voyage aller-retour, il n'y a pas d'indemnité forfaitaire. Il doit conserver ses justificatifs et les introduire dans la comptabilité de sa société.
Combien ?
Il existe une liste d'indemnités forfaitaires selon le pays et selon la durée du voyage, dont voici quelques exemples :
- Allemagne : 92 EUR par jour si <30 jours et 55 EUR si >30 jours.
- France : 95 EUR par jour si <30 jours et 57 EUR si >30 jours.
- Luxembourg : 107 EUR par jour si <30 jours et 64 EUR si >30 jours.
Points d'attention
C’est soit l’indemnité ; soit les frais réels ; soit les chèques-repas.
Tout doublon peut avoir des conséquences désagréables en contrôle fiscal.
Il s'agit de tolérances de l'administration fiscale qui accepte d'appliquer le même régime que pour ses fonctionnaires. Évitez les abus. Les contrôleurs peuvent vous demander de prouver la réalité des déplacements et des dépenses.
Discutez en avant avec votre Gestionnaire Comptable. Votre comptabilité doit rester la plus limpide et la plus propre possible.
Conclusion
Léo a choisi la simplicité. Emma a choisi la rigueur.
En fiscalité, la rigueur finit presque toujours par rapporter.
Notre expérience nous montre qu'Emma sera, in fine, gagnante à conserver ses justificatifs et à les comparer aux forfaits appliqués.
Contactez-nous pour en savoir davantage sur les indemnités forfaitaires.