Dimanche 26 novembre 2023
"C'est le bordel, mais il n'y a pas de problème" → Alexandre Jollien
Conserver ses documents comptables est une obligation légale et depuis le 1er janvier 2023, les délais de conservation ont été allongés complexifiés.
Tentons de simplifier ce sac de nœuds et vous aider à respecter ces délais !
📚 Quels documents devez-vous conserver ?
- Vos factures et tout ce qui est lié (devis, offres, bons de commande, bons de livraison, etc.)
- Tout autre justificatif de dépense
- Vos extraits de comptes bancaires
- Votre inventaire
- Vos contrats
- Votre agenda professionnel, vos courriers, vos e-mails, etc.
L'administration peut demander à avoir accès à tout cela ou demander à obtenir certaines pièces (votre agenda professionnel de tel jour par exemple).
Pour ceux soumis au secret professionnel, sachez qu'il peut, dans certaines circonstances très encadrées légalement, être levé.
Vous devez également conserver vos documents comptables (c'est-à-dire vos journaux, votre grand livre, vos comptes annuels, etc.).
Nous conservons bien sûr copie de ces éléments.
⌛ Et pendant combien de temps ?
Tous les documents (pièces justificatives, documents internes, livres comptables, documents officiels, etc.) doivent être conservés pendant 10 ans.
Il en va de même des systèmes informatisés utilisés pour tenir, établir, adresser ou conserver ces livres et documents.
Ce délai se calcule à partir du 1er janvier de l'année qui suit la clôture.
Ce qui concerne 2023 doit être conservé jusqu’au 31 décembre 2033...
⌛ Attention aux investissements
Le délai de conservation est de 15 ans pour les factures d'investissements immobiliers. Et de 25 ans si vous louez un bien immobilier avec de la TVA.
Pourquoi faire simple quand on peut faire compliqué...
📂 Papier ou électronique ?
L'administration a édicté certains principes que l'on retrouve sur leur site web :
✅ Les factures peuvent être conservées sur support papier ou électronique, quel que soit le format d’origine, tant que l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de ces factures sont garanties.
✅ En cas de réception de factures papier et de factures électroniques, il est possible de tout archiver sous un seul format électronique, tant pour les factures entrantes que sortantes. Les factures papier peuvent être scannées.
✅ L’archivage via le « cloud computing » est autorisé.
✅ En cas de problèmes informatiques, les conséquences sont les mêmes que la destruction des archives papier et il faut donc prévoir un back-up.
❌ Conserver un e-mail contenant un lien vers une facture ne suffit pas : c'est la facture que vous devez conserver.
Pour ceux qui nous envoient tout de manière électronique, nous conservons copie de ces documents. Nous recommandons tout de même conserver une copie de votre côté. Même si nous prenons toutes les précautions, nous ne sommes pas à l’abri de problèmes informatiques.
💡 Notre conseil
Conserver ses documents pendant autant de temps prend de la place et peut paraître superflu mais c'est primordial en cas de contrôle.
L'administration peut, par exemple, vous demander de prouver la déductibilité d'une dépense ou la réalisation d'une opération à une certaine date.
Format papier ou format électronique, peu importe tant que la qualité du document est bonne. Et n'oubliez pas de faire des back-up...
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